Dve ključni smernici uspešnega kolegija

V podjetju z več kot 50 zaposlenimi je več kot potrebno vzpostaviti kolegij/vodene skupinske sestanke, če želi podjetje na dolgi rok imeti srečne in zadovoljne zaposlene.

Kako uspešno voditi kolegij?

Najprej je potrebno določiti dve osnovni smernici, ki prideta v poštev za vse vrste kolegijev. Morda se vam bosta zdeli smernici precej enostavni in na prvi pogled povsem jasni, pa žal kdaj v praksi ni temu tako.

1. Najprej definirajte kdo naj bo prisoten na kolegiju.

Prav smešno, a hkrati naj to ne bo samoumevno. Ljudje bodo strašno nezadovoljni v kolikor ne vedo zakaj so na kolegiju/sestanku, zato je potrebno najprej definirati kdo bo prisoten na srečanju. Ko si boste znali odgovoriti na to vprašanje se bodo vsi prisotni počutili bolj cenjeno, saj bodo svojo prisotnost osmislili in ponotranjili v sebi.

Definirajte kdo naj sodeluje na katerem od kolegijev. To je prva in zelo dobra praksa za podjetje do 25 zaposlenih v katerih kolegije izvajajo lastniki oziroma osebe na ključnih izvršilnih funkcijah. Če je podjetje večje od 25 zaposlenih potem se kolegiji izvajajo po oddelkih.

Vodje oddelkov in vodje višjih izvršnih funkcij se naj uskladijo za pogostost poročanja na skupnem sestanku. Navadno je to nekje 1x mesečno.

2. Kolikokrat se sestanemo in kateri tip kolegija je najbolj ustrezen?

»Pa samo še sestankujemo!«
To izreče oseba, če niste dobro definirali agende kolegija in tip kolegija, pa tudi pogostost. Potreben je dober premislek ali je smiselno uvesti kolegije za različna področja/namembnosti.

Iz izkušenj se je v praksi najbolj obnesla sledeča metodologija.

T.i. redni ali “higienski” kolegij. Na le-teh se dotaknemo tekočih zadev za prihodnji teden. Vsi ključni akterji tudi poročajo drug drugemu kje so s svojim delom in se dogovorijo za individualne sestanke. Gre predvsem za usklajevanje in nek celokupen pregled.

Brez tega, da ne vemo kdo vodi tedenske oz. “higienske kolegije” seveda ne gre.

Jasno je potrebno definirati kdo vodi sestanek, naj ne bo vedno ena in ista oseba!

Tehnološka podjetja oz. visoko digitalizirana podjetja velikokrat uporabljajo različne programe, kjer se preko skupnega software-a in določenih nalog odkljuka, kaj je bilo narejeno in kaj ne. Organiziranje in komunikacija je postala dejansko cela znanost. Še vedno pa menimo, da je srečanje v živo po vnaprej določenem “dnevnem redu”, dobra praksa. Tudi, če smo dejansko popolnoma digitalizirani in optimizirani.

V prvi vrsti smo še vedno človeška bitja, navkljub vsej tehnologiji. Ne verjamem v transhumanistično agendo. Zato je komunikacija, kjer se začutimo, nujna. Vsa digitalizacija samo služi, da nam olajša komunikacijo, ne pa da nas zasužnji ali naredi odvisne. Ali asocialne.

---

---