Kolegij oz. usklajevalni sestanek

Ali potrebujemo kolegije oziroma je sploh potrebno, da se medsebojno usklajujemo na srečanjih, ki bi jih lahko opravili spotoma?

Pogosto pravimo »Sestanki so le nepotrebna potrata časa” in hkrati dopolnimo to izjavo, da se lahko zmenimo kar vse sproti, morda kar na kavi ali pa na hodniku, ko se srečamo naključno. Podjetja, ki imajo 25 zaposlenih enostavno morajo imeti kolegije. Za boljše razumevanje kaj je to sploh kolegij, bomo naprej definirali ta pojem.

Kolegij je skupnost ljudi, ki jih veže isti poklic, funkcija ali dolžnost s posebno posvetovalno, odločevalno funkcijo.

V bolj poenostavljeni verziji je kolegij skupen sestanek strokovnih skupin za to, da medsebojno uskladimo mnenja, določimo kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne cilje za več področij:

• Finančni pregled poslovanja.
• V kolikor gre za delo po sektorjih, potem se pregleda delo posameznega sektorja v podjetju.
• Uskladitev vizije in strategije.

Oddelki/kolektivi se naj usklajujejo na tedenski ravni, ko si medsebojno podelijo kaj jih čaka v prihodnosti, katere delovne naloge so na prioritetni listi ter na kaj točno se bo ekipa osredotočala pri srednjeročnih projektih.

V bistvu bi lahko še veliko naštevali, zakaj so kolegiji oziroma sestanki po oddelkih ali sektorjih potrebni. Povzetek vse kar ste do sedaj prebrali je, naj ne potekajo na hodniku, ob kavi ali pa kje drugje »sproti«, temveč jih izvedite v vašem podjetju vsaj enkrat na teden, v istem prostoru.

Če želi podjetje funkcionirati optimalno, dajte svojim ljudem možnost, da se izrazijo, povedo svoje mnenje in se potem po delitvi mnenje uskladijo.

Ste podjetje z več kot 25 zaposlenimi? Ste do tega trenutka sestanke vodili učinkovito?

Slednje lahko preverite na zelo preprost način. Vprašajte vodje oddelkov/sektorjev kako so se počutili, funkcionirali v pogovorih. Je prišlo do veliko komunikacijskih šumov? Je bilo kar nekaj nesporazumov? Mogoče kdo ni opravil naloge, ki so mu/ji bile dodeljene?

V kolikor ste odgovorili vsaj na eno vprašanje pritrdilno, se usedite za isto mizo, izpeljite pogovor iz oči v oči ter podelite med sabo vse kar je potrebno narediti za uresničitev kratkoročnih/srednjeročnih in dolgoročnih ciljev.

V razmislek vam dajem vprašanje: »Menite, da so kolegiji potrebni ali ne?«

V kolikor do sedaj niste imeli planiranih kolegijev si postavite izziv. En mesec imejte skupna srečanja/kolegije za isto mizo in jih naslednji mesec ukinite. Naredite notranjo refleksijo prvega in drugega meseca. Potem si iskreno povejte kakšna je bila učinkovitost kolektiva v prvem ali drugem mesecu.